Должностная инструкция начальника архива. Должностная инструкция начальника архивного отдела администрации инжавинского района
1.1. Заведующий архивом отвечает:
1.1.1. За работу архива, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников архива.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях бюро.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением об архиве (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива.
1.4.2. Порядок учета документов, состоящих на временном и постоянном хранении.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Ведомственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.5. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.
1.4.6. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
II. Общие должностные обязанности
2.1. Заведующий архивом обязан:
2.1.1. Возглавлять работу архива и эффективно руководить им.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение архивом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств архива в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1. Заведующий архивом обязан:
3.1.1. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3.1.2. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
3.1.3. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
3.1.4. Инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
3.1.5. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
3.1.6. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
3.1.7. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
3.1.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
3.1.9. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
3.1.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по организации архивного дела на предприятии.
3.2. Заведующий архивом должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего архивом соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий архивом имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности архива - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников архива - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы архива (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы архива.
V. Ответственность. Порядок оценки труда работника
5.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы архива.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего архивом является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего архивом уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего архивом определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
Утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н
Начальник отдела (заведующий отделом) архива
Должностные обязанности. Руководит производственной и административно-хозяйственной деятельностью отдела. Несет ответственность за надлежащее выполнение задач и функций, определенных положением об отделе. Анализирует состояние работы и готовит предложения к проектам программ развития и планов работы архива по направлению деятельности отдела. Разрабатывает и участвует в выполнении перспективных и текущих планов работы отдела. Устанавливает плановые задания работникам, контролирует их выполнение. Организует своевременное составление и представление отчетов о работе отдела. Готовит проекты нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела и относящихся к его компетенции. Руководит и организует разработку научно-исследовательских тем и методических документов по направлению деятельности отдела, обеспечивает их внедрение. Обеспечивает сохранность архивных и учетных документов, архивных справочников, хранящихся в отделе или находящихся в процессе работы. Организует внедрение автоматизированных архивных технологий, использование научных и методических разработок, достижений отечественного и зарубежного опыта в области архивного дела по направлению деятельности отдела, внедрение прогрессивных форм организации труда. Консультирует по вопросам, относящимся к деятельности отдела. Организует взаимодействие отдела с другими подразделениями архива. Осуществляет подбор и расстановку кадров отдела, готовит предложения по назначению, перемещению, освобождению от должности работников отдела, поощрению и наложению на них взысканий. Организует работу по повышению квалификации работников отдела. Участвует в организации мобилизационной подготовки архива, разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Участвует в работе экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, дирекции, научного (научно-технического) совета и других коллегиальных органов архива. Контролирует соблюдение работниками отдела правил работы с документами, производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда и пожарной безопасности, режима охраны архива.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела; нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; системы хранения и классификации архивных документов; нормативы условий и режимов хранения документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы трудового законодательства; основы организации труда и управления; порядок составления планово-отчетной документации; отечественный и зарубежный опыт в области архивного дела; основы документационного обеспечения управления; основы применения компьютерной техники; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 3 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 4 лет, при наличии ученой степени - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 4 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 5 лет.
31.2 Кб
скачать
119-р от 27.04.2017
АДМИНИСТРАЦИЯ
муниципального района «Мещовский район»
Калужской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении должностной инструкции
«Мещовский район»
- Утвердить должностную инструкцию начальника отдела архивного дела
администрации муниципального района «Мещовский район» (прилагается).
- Признать утратившим силу распоряжение администрации от 10.12.2013 № 785-р «О должностной инструкции начальника отдела архивного дела администрации МР«Мещовский район».
- Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации С.В. Ловакову.
Главы администрации В.Г. Поляков
Приложение
к распоряжению администрации
муниципального района
«Мещовский район»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела архивного дела
администрации муниципального района
«Мещовский район» Калужской области
- Общие положения
1.1. Должность начальника отдела архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район» является должностью муниципальной службы.
1.2. Должность начальника отдела архивного дела относится к ведущей группе должностей (пункт 1.3., подраздела ведущая группа должностей, раздела должности категории «специалисты» Реестра муниципальных должностей, муниципальных должностей муниципальной службы в Калужской области (Закон Калужской области от 26 апреля 2012 г. № 272-ОЗ).
1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее - область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: управление в сфере архивного дела муниципального образования.
1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее - вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: формирование и содержание архивных фондов муниципального образования (п. 16 ч.1 ст. 15 Федерального закона № 131-ФЗ от 26.04.2012; п.3, п.4 ст.4, п. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004) .
1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность начальника отдела архивного дела: организация и содержание отдела архивного дела; обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей начальника отдела архивного дела: обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению; предоставление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Калужской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, предоставление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе; организационно-
методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; информационное обеспечение органов местного самоуправления; организация использования архивных документов; удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
1.7. Начальник отдела архивного дела назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации муниципального района «Мещовский район» по согласованию с Управлением по делам архивов Калужской области.
1.8. Начальник отдела архивного дела непосредственно подчинен управляющему делами администрации муниципального района «Мещовский район».
- Квалификационные требования
- Для замещения должности начальника отдела архивного дела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.
2.1. Базовые квалификационные требования:
2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела, должен иметь высшее профессиональное образование -бакалавриат.
2.1.2. Для замещения должности начальника отдела архивного дела установлено требование о наличие не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности, направлению подготовки.
2.1.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми знаниями:
1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);
2) правовыми знаниями основ:
а) Конституции Российской Федерации;
б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
в) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
г) законодательства о противодействии коррупции.
2.1.4. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми умениями:
Эффективного управления персоналом;
Планирования работы и контролирования ее выполнения;
Оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; прогнозирования последствий принятых решений;
Ведения деловых переговоров с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;
Подготовки и ведения деловой переписки;
Соблюдение этики делового общения при взаимодействии с гражданами;
Владения компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным
обеспечением;
Работы в сети «Интернет» и информационно-правовых системах.
2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.
2.2.1. Начальник отдела архивного дела, должен иметь:
а) высшее профессиональное образование по специальности, направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», «Историко-архивоведение».
2.2.2. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Приказа Министерства Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
Приказа Министерства Российской Федерации от 03.06.2011 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;
Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Устав муниципального района «Мещовский район» Калужской области утвержден решением Районного Собрания муниципального района «Мещовский район» от 26.05.2011 № 131;
Положения об администрации муниципального района «Мещовский район»;
Положения об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район»;
Методов проведения деловых переговоров, методов управления аппаратом органа местного самоуправления, муниципального органа;
Правил делового этикета;
Правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, внутреннего трудового распорядка органа местного самоуправления, муниципального органа, порядка работы со служебной информацией;
Понятие, сущность, цели архивного дела;
Организация работы архивных учреждений;
Порядок приема, регистрации, систематизации, хранения и использования архивных документов;
Порядок формирования и содержания муниципального архива.
2.2.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими
умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
Проводить экспертизу ценности документов, осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы;
Составлять установленную отчетность по архивному делу.
- Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район», на начальника отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
3.1. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами.
3.2. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
3.3. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя.
3.4. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности.
3.5. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.
3.6. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.
3.7. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
3.8. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
3.9. В соответствии с возложенными на отдел функциями и задачами, начальник отдела архивного дела исполняет обязанности:
Общее руководство деятельностью отдела;
Обеспечение повышения уровня развития архивного дела в муниципальном районе;
Планирование работы, составление отчетов о работе отдела;
Разработка и внесение на утверждение Главе администрации
муниципального района «Мещовский район» Положение об отделе;
Обеспечение в отделе соблюдений Правил внутреннего трудового распорядка, Должностной инструкции;
Разработка номенклатуры дел отдела, обеспечение хранения дел и документов отдела, подготовка и направление дел постоянного хранения в архив;
Подготовка справочных, информационных, аналитических, методических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
Разработка и представление на рассмотрение в установленном порядке проектов нормативных правовых актов администрации муниципального района в пределах компетенции отдела;
Обеспечение реализации нормативных правовых актов в пределах своих полномочий;
Разработка и систематические уточнения списков предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив;
Обеспечение в архивохранилище охраны и противопожарный режим;
Организация отбора и приема документов от предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов - источников комплектования муниципального архива;
Проведение проверки наличия документов по фондам;
Проведение экспертизы ценности документов:
Организация контроля за исполнением входящих документов;
Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц в установленном порядке.
- Права
Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» начальник отдела архивного дела имеет право:
4.1. Запрашивать от должностных лиц федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.2. Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых отделом архивного дела, работников структурных подразделений администрации муниципального района «Мещовский район».
4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.
4.4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей, а также внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела.
4.5. Повышать квалификацию за счет средств местного бюджета.
- Ответственность
Начальник отдела архивного дела несет установленную законодательством ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
- Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
6.1. Начальник отдела архивного дела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан самостоятельно принимать решения в виде таких документов как:
План работы отдела;
Отчет о работе отдела;
Показатели основных направлений и результатов деятельности отдела;
Должностная (служебная) записка.
6.2. Перечень вопросов, по которым начальник отдела архивного дела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения:
Проверка представленных документов на соответствие требованиям законодательства, их достоверности и полноты сведений, указанных в документах;
Выдача копий архивных документов, информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами;
Выбор метода выполнения поставленных задач.
- Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
Начальник отдела архивного дела в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, и в случае служебной необходимости принимает участие в подготовке:
7.1. Нормативных правовых актов и (или) проектов нормативных правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности в сфере архивного дела муниципального образования.
- Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калужской области, администрации муниципального района «Мещовский район».
- Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями
Начальник отдела архивного дела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно распорядительными документами взаимодействует с:
9.1. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов.
9.2. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;
9.3. Организациями и гражданами.
- Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям
В соответствии с замещаемой должностью начальника отдела архивного дела и в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, начальник отдела архивного дела оказывает муниципальные услуги гражданам и организациям:
10.1. Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей в муниципальном образовании.
10.2. Информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами.
- Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальник отдела архивного дела определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:
11.1. Качество деятельности (соответствие подготовленных документов предъявленным требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность, другое).
11.2. Своевременность исполнения поставленных задач.
11.3. Организация труда (производительность, результативность, соблюдение дисциплины)
11.4. Мотивация (заинтересованность в выполняемой работе, использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач).
11.5.Профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).
Управделами администрации муниципального
района «Мещовский район»
Начальник отдела организационно-контрольной работы
________________ _______________ ______________________
Дата Личная подпись Расшифровка подписи
Начальник правового отдела
________________ _______________ ______________________
Дата Личная подпись Расшифровка подписи
С должностной
инструкцией ознакомлен(а) ________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Управления
Карачаево-Черкесской
Республики по делам архивов
Утверждаю
Глава администрации ___________________
Ф.И.О.
"____" ________________ 20___ г.
Примерная должностная инструкция
начальника архивного отдела администрации
_________________________________________________
муниципального района (городского округа)
I. Общие положения
1.1. Должность начальника архивного отдела относится в Реестре должностей муниципальной службы Карачаево-Черкесской Республики к группе "главная".
1.2. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется _________________________________________________________________.
1.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой администрации.
1.4. В подчинении начальника находится (заместитель начальника, ведущий специалист, специалист).
1.5. Начальника архивного отдела в период его отсутствия замещает (заместитель начальника, ведущий специалист).
1.6. Начальник архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 15.11.2007 г. N 75-РЗ "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 марта 2009 N 5-РЗ "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 г. N 85-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики.
II. Квалификационные требования к должности начальника архивного отдела
2.1. К образованию: наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: государственное и муниципальное управление, юриспруденция, историк-архивист, подтвержденного документом об образовании и квалификации.
2.2. К стажу работы: не менее трех лет стажа муниципальной службы или не менее трех лет стажа работы по специальности;
2.3. К уровню профессиональных знаний и навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей:
Знание и умение применять в своей деятельности федеральное и республиканское законодательство;
Способность поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
Знание аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;
Наличие навыков работы с базами данных, хранилищами информации, внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе в Интернете, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, по подготовке презентаций, графическими объектами, графическими объектами в электронных документах;
Умение работать с людьми.
III. Должностные обязанности, права и ответственность начальника архивного отдела
3.1. Должностные обязанности начальника архивного отдела:
3.1.1. Руководит работой архивного отдела администрации муниципального района (городского округа) (далее - архив).
3.1.2. Разрабатывает программы развития и планы работы архива.
3.1.3. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива.
3.1.4. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику.
3.1.5. Ведет основные учетные документы архива.
3.1.6. Организует и координирует работу специалистов архива по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению.
3.1.7. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов архива.
3.1.8. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.
3.1.9. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов.
3.1.10. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.
3.1.11. Ведет переговоры с федеральными территориальными, республиканскими органами, негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования архива.
3.1.12. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве организаций - источников комплектования архива.
3.1.13. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение.
3.1.14. Организует работу экспертной комиссии.
3.1.15. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение.
3.1.16. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.
3.1.17. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в организациях - источниках комплектования архива.
3.1.18. Участвует в заключении договоров между организациями - источниками комплектования архива и отделом научно-технической обработки документов, содержащийся за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Республиканского государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" (далее - РГБУ "ГА КЧР") об упорядочении документов и оказании им платных услуг.
3.1.19. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального района (городского округа) и Управления Карачаево-Черкесской Республики в области архивного дела.
3.1.20. Обеспечивает заключение трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела между администрацией муниципального района (городского округа), Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и организациями федеральной собственности, собственности Карачаево-Черкесской Республики и частной собственности, являющимися источниками - комплектования архива.
3.1.21. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных.
3.1.22. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива.
3.1.23. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.
3.1.24. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий.
3.1.25. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.
3.1.26. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.
3.1.27. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера.
3.1.27. Организует выставки документов.
3.1.28. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации.
3.1.29. Организует работу читального зала архива.
3.1.30. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера.
3.1.31. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
3.1.32. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.
3.2. Начальник отдела имеет право на:
3.2.1. Ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.
3.2.2. Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3.2.3. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством , законодательством о муниципальной службе и служебным контрактом.
3.2.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.
3.2.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.
3.2.6. Участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.
3.2.7. Повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.
3.2.8. Защиту своих персональных данных.
3.2.9. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.
3.2.10. Объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.
3.2.11. Рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством , защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.
3.2.12. Проведение по его заявлению служебной проверки.
3.2.13. Медицинское страхование в соответствии с федеральным законом об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации.
3.2.14. Пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.15. Иные права, которыми в пределах своей компетенции обладает начальник архивного отдела при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.3. Ответственность начальника архивного отдела:
3.1. Несет ответственность, установленную законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за не сохранение государственной тайны , а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
3.2. Несет материальную ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;
IV. Порядок служебного взаимодействия в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими того же муниципального органа, муниципальными служащими иных муниципальных органов, государственными органами, другими гражданами, а также организациями
4.1. Служебное взаимодействие осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", Положением об архивном отделе, а также указаниями и резолюциями руководителя.
4.2. Поручения и указания начальнику даются главой администрации, куратором архивного отдела в устной или письменной форме по вопросам деятельности архивного отдела.
4.3. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений начальник отдела вправе обращаться к другим специалистам архивного отдела, РГБУ "ГА КЧР", работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.
4.4. Начальник архивного отдела осуществляет взаимодействие с начальниками архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, директорами РГБУ "ГА КЧР" и его филиалов, территориальными органами федеральной и республиканской власти по решению вопросов, относящимся к его компетенции.
V. Перечень государственных, муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям
5.1. Начальник в соответствии с административным регламентом "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, находящимся на временном хранении в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики" и Положением об архивном отделе оказывает гражданам и организациям следующие услуги:
5.1.1. Предоставление гражданам, организациям архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.
5.1.2. Проведение консультаций, разъяснения по вопросам, относящимся к его компетенции.
VI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего
6.1. При оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности начальника архивного отдела учитываются следующие показатели:
Планирование работы (расстановка приоритетов в работе, порядок в документации);
Выполняемый объем работы (количество завершенной и текущей работы вне зависимости от качества);
Качество выполненной работы (тщательность и аккуратность, независимо от количества);
Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля);
Самостоятельность (способность выполнять задания без жесткого контроля);
Дисциплина (соблюдение служебного распорядка и сроков выполнения работы).
начальника архивного отдела администрации Инжавинского района
1. Общие положения
1.1 Муниципальный служащий – Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Инжавинский район (далее – начальник Отдела) является муниципальным служащим и осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящей должностной инструкцией .
1.2 Начальник Отдела назначается на должность по итогам конкурса и освобождается от должности муниципальной службы распоряжением главы муниципального образования района. Начальник Отдела непосредственно подчиняется главе района и заместителю главы администрации, курирующего исполнение.
2. Квалификационные требования
2.1. Для замещения должности начальника Отдела устанавливаются следующие требования:
2.1.1 наличие высшего профессионального образования;
2.1.2 наличие не менее четырех лет стажа муниципальной (гражданской) службы или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
2.2 наличие профессиональных знаний, навыков включая знание Конституции Российской Федерации , указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации,
Правил работы Архивов, утвержденных Федеральным Законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в РФ», устава Тамбовской района, Закона Тамбовской области «О муниципальной службе в Тамбовской области», Закона «Об архивном фонде Тамбовской области»,
3.8.4. Использует документы в социально-экономических и культурно-
просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в печати, в
установленном порядке представляет документы архива учреждениям и
гражданам с целью их научного и практического использования.
3.8.5. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу.
3.8.6. Ведет по фондовый статистический учет документов учреждений.
3.8.7. Вносит на рассмотрение органа местного самоуправления предложения
по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.
3.8.8. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат
к хранящимся документам.
3.8.9. Обеспечивает сохранность документов в архиве, систематически
проводит проверки наличия дел.
3.8.10. выдает в установленном порядке документы во временное пользование;
3.8.11. Рассматривает предложения и жалобы, относящиеся к компетенции отдела, проводит прием граждан, ведет журнал входящей, исходящей документации.
3.8.12. Информирует орган местного самоуправления архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде и архиве.
3.8.13. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПК архивного отдела
поступление от учреждений описи дел.
3.8.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов,
организации документов в делопроизводстве учреждений.
3.8.15. Проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив.
3.8.16. Представляет сведения о работе архивного отдела в Управление культуры и архивного дела области, администрации муниципального образования; готовит информацию для размещения на сайте архивного отдела администрации района; следит за своевременным размещением информации, касающейся работы архивного отдела, за достоверностью и полнотой размещаемой информации.
3.9. надлежащим образом исполняет обязанности муниципального служащего, установленные в соответствии с федеральным и областным законодательством;
3.10. соблюдает установленные федеральными законами запреты и
ограничения, связанные с прохождением муниципальной службы;
3.11. бережет и рационально использовать муниципальное имущество,
предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
3.12. принимает участие в профилактике терроризма и экстремизма, а так же минимизации и (или) ликвидации последствий проявления терроризма и экстремизма на территории района;
3.13. оказывает методическую, консультативную, информационную помощь главам сельсоветов и поссовета района в пределах компетенции;
3.14. осуществлять иные полномочия, установленные федеральным и областным законодательством.
3.15. уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы
прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в соответствии с федеральным законом от 01.01.01 года «О противодействии коррупции».
3.16. Начальник Отдела в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее – Федеральный закон о муниципальной службе) обязан:
3.16.1. соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав Тамбовской области, законы Тамбовской области, иные нормативные акты тамбовской области, Устав Инжавинского района и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение;
3.16.2. исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;
3.16.3. соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
3.16.4 . соблюдать установленные в администрации района правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
3.16.5. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
3.16.6. представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения , об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах , об имуществе и обязательствах имущественного характера);
3.16.7. соблюдает Кодекс этики служебного поведения муниципальных
служащих администрации района.
4 Права начальника архивного отела администрации района
Основные права начальника отдела определены статьей 11 Федерального
закона от 01.01.01 года «О муниципальной службе в
Российской федерации».
Исходя из установленных полномочий, начальник отдела имеет право на:
4.1.реализацию установленных федеральными законами основных прав муниципального служащего;
4.2. основные и дополнительные гарантии, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
4.3. ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе;
4.4. обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
4.10. защиту своих персональных данных;
4.11. ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;
4.12. рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений;
6.1.7. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.
6.2. поручения и указания начальнику отдела даются вышестоящими руководителями или лицом, исполняющим его обязанности в письменной форме;
6.3. объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя начальник отдела представляет в письменной форме;
6.4. начальник отдела вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам компетенции отдела представителям организаций и гражданам только по поручению вышестоящего руководителя.
7. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности
Эффективность профессиональной служебной деятельности начальника Отдела оценивается по следующим показателям:
выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;
своевременности и оперативности выполнения планов, поручений;
качеству предоставляемых услуг;
качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);
профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время , расставлять приоритеты;
творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий , способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
осознанию ответственности за последствия своих действий.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):__________________________________